Chat hỗ trợ
Chat ngay

4 mẹo để in ấn dữ liệu trong Excel mà ai cũng cần biết

Sau khi bạn hoàn thành công việc của mình, bao gồm các bản tính excel, công việc,.. Chưa in thì có vẻ rất tốt nhưng nếu chưa định dạng dữ liệu bảng tính thì trong rất lôn xộn mất hàng mất cột. Các bảng tính excel không phải lúc nào cũng đẹp mà không cần tuỳ chỉnh khi in.

Các bảng tính excel không phải lúc nào cũng đẹp mà không cần tuỳ chỉnh khi in. Đôi khi xem trên màng hình máy tính thì rất ổn và đẹp, nhưng khi in ra thì không như chúng ta mong muốn. Xảy ra điều đó bởi vì có rất nhiều lý do như: khổ giấy không đúng, nội dung không vừa trang giấy, dữ liệu quá lớn gây mất tiêu đề bảng,..

Tuy nhiên, những vấn đề ở trên chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục được, và còn rất đơn giản. Dưới đây là 5 mẹo in ấn dữ liệu trong excel sẽ giúp được bạn

Xem trước trang tính excel của bạn trước khi in ấn

Trước khi tiến hành in bạn cần làm là kiểm tra dữ liệu của mình như thế nào trước khi in. Và trong excel có hỗ trợ cho bạn xem trước dữ liệu trước khi in. Bạn xem trước bạn có thể ước lượng được khoản cách lề giấy, lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải. Kiểm tra dữ liệu của mình có bị thay đổi hay không.

Giả sử bạn có một dữ liệu là bảng tính như ảnh bên dưới cần được in, và bạn muốn xem dữ liệu của mình trước khi in sẽ như thế nào.

Đầu tiên, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc chọn thẻ File -> Print để mở giao diện tuỳ chỉnh in ấn trên excel.

Sau khi bạn nhấn Ctrl + P thì giao diện in ấn sẽ như thế này.

Bạn có thể tuỳ chỉnh kích thức lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới cho phù hợp với nội dung của mình. Và xem có cột hay nội dung nào bị thiếu hay ẩn đi không.

Lựa chọn in toàn bộ hay in một khu vực dữ liệu trong excel

Khi in ấn trong excel bạn có thể chọn in một khu vực nào đó. Để làm được điều này thì bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 01: Chọn một khu vực cần in bằng cách quét chọn khu vực đó.

Bước 02: Tiếp theo nhấn Ctrl + P để mở chức năng tuỳ chỉnh cài đặt in ấn.

Tại phần Setting, bạn chọn vào chức năng chọn khu vực in. Trong trường hợp này bạn hãy chọn Print Selection để in khu vực bạn muốn in. Ngoài ra, bạn có thể chọn như 4 lựa chọn bên dưới.

  • Print Active Sheets: in nội dung trong Sheet đó.
  • Print Entire Workbook: in tất cả nội dung trong workbook.
  • Print Selection: chỉ in khu vực mà bạn quét chọn.
  • Print Selected Table: sẽ in table trong sheet.

Căn chỉnh dữ liệu gọn gàng trong 1 trang giấy của bạn trong excel

Ở mẹo này là đồi hỏi bạn phải có tý kỹ năng căn chỉnh dữ liệu. Ví dụ bạn có một file excel nhiều cột, nhưng nhiều cột thì sẽ gây ra tình trạng dữ liệu cột không đủ trên một tờ giấy. Nếu bạn vẫn in thì sẽ không in hết được dữ liệu của bảng. Bạn xem ví dụ dưới đây:

Ảnh bên dưới là nội dung của một bảng dữ liệu. Bảng dữ liệu này có 4 cột dữ liệu gồm: Mahang, TenHang, DVT, Hệ số (ĐVT).

Ban đầu nhì thì dữ liệu vẫn ổn nhưng khi chuyển sang tính năng in ấn thì đôi khi dữ liệu sẽ bị dồn sang trang tiếp theo. Như bạn thấy ở phần xem trước khi in thì cột Hệ số bị mất. Vậy có cách nào để khắc phục điều này không?

Để khắc phục điều này, trong cài đặt trang in bạn bạn có thể chọn chức năng Fit All Columns on One Page.

Nhắc lại tiêu đề in khi chuyển trang trong excel

Tiếp theo, mẹo cuối cùng mình muốn chia sẻ với các bạn là nhắc lại tiêu đề của bảng ở mỗi trang khi in.

Nhưng trước khi nói về tính năng này thì mình sẽ thể hiện cho bạn 1 ví dụ. Bình thường nếu chúng ta không áp dụng tính năng nhắc lại tiêu đề ở mỗi trang trong excel thì sau khi in ra giấy thì ở trang tiếp theo sẽ không có tiêu đề và thật khó khăn khi nhìn dữ liệu đúng không.

Ảnh bên dưới chúng ta đang ở trang số 2 của trang in, nhưng tiêu đề thì không thấy hiển thị. Để hiển thị tiêu đề khi in các bạn cần làm theo các bước sau đây.

Bước 01: chọn chức năng Print Title tại thẻ Page Layout trên giao diện excel

Bước 02: Các bạn cần chọn dòng nào là dòng tiêu đề tại dòng Rows to repeat at top.

Bước 04:  Tiếp theo, tại dòng Rows to repeat at top ở cuối dòng có mũi tên trỏ lên bạn nhấn vào và chọn dòng tiêu đề của bảng dữ liệu của bạn. Bạn chọn như ảnh.

Bước 05: Tiếp theo bạn nhấn vào mũi tên ở góc phải để mở rộng giao diện ra. và nhấn ok để hoàn thành thao tác.

Bước 06: Bây giờ mình sẽ tiến hành xem phần cài đặt in ấn để xem có nhắc lại tiêu đề của mỗi trang hay không. Kết quả cho thấy là ở trang số 2 là phần tiêu đề có nhắc lại. Không chỉ trang số 2 mà là toàn bộ trang sẽ nhắc lại tiêu đề khi bạn in dữ liệu.

Bài viết liên quan về excel

Kiến thức tin học văn phòng 

Sử dung Data validation để ràng buột dữ liệu trong excel

Danh Sánh 100 Hàm Phổ Biến Thông Dụng Nhất Trong Excel – 100 hàm dùng nhiều nhất trong Excel

 

0/5 (0 Reviews)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *